DMS

DM (Document Management)คือขั้นตอนหรือการบริหารจัดการระบบเอกสาร
ส่วน DMS (Document Management System) คือ ระบบคอมพิวเตอร์หรือโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่ใช้สำหรับจัดเก็บ ติดตามเอกสารอีเล็คทรอนิค มีความสามารถในการเก็บพวกเอกสารต่างๆ เช่น สัญญา ข้อมูลลูกค้า เอกสารทางHR รายการทางการเงิน แบบฟอร์ม หรือเอกสารที่ใช้ทุกๆวัน

Information life cycle หรือวงจรการระบบบริหารจัดการเอกสาร ซึ่งมีได้ดังต่อไปนี้

• Create คือการสร้างเอกสารหรือuploadเอกสารเข้าสู่ระบบ
• Store คือการจัดเก็บเอกสารไว้ในระบบDMS
• Use คือการนำเอกสารนั้นมาใช้งานผ่านระบบDMS
• Share คือการแชร์เอกสารให้แก่ผู้อื่น อาจะเป็นในรูปแบบLink หรือการแบ่งปันเนื้อหาเอกสารต่างๆ
• Archive คือขั้นตอนของการBackup เอกสารหรือไฟล์ไว้ เพื่อป้องกันการสูญหายหรือเสียหายของเอกสารหลัก
• Destroy คือการทำลายเอกสารที่ไม่ได้ใช้แล้ว เพื่อไม่ให้เกิดเอกสารขยะในระบบมากจนเกินไป

ปัญหาที่มักเกิดขึ้น

• File Editing Problem คือปัญหาการแก้ไขเอกสารโดยสร้างความเสียหายของเนื้อหาให้กับเอกสารที่มีอยู่ก่อนแล้ว จึงทำให้ไม่สามารถย้อนกลับมาสู่เวอร์ชั้นของเอกสารที่ได้สร้างไว้ก่อนหน้านี้ได้
• สำหรับการแก้ปัญหา นั้นทำได้โดยสร้างระบบ Version Control คือเมื่อมีการแก้ไขเอกสารก็จะมีการเก็ยเวอร์ชั่นเดิมของเอกสารไว้ และยังสามารถเลือกดูเอกสารในแต่ละเวอร์ชั่นได้ด้วย
• File Sharing Problem คือปัญหาการเข้าถึงเอกสารโดย
• แก้โดย Access Control, Roles Security and Groups, Rendition

Major capability of DMS

• Store จัดเก็บและจัดการเอกสารหรือไฟล์ในที่ปลอดภัยของระบบที่มีความเป็นกลาง
• Find สามารถค้นหาเอกสารและไฟล์ได้ในไม่มีกี่นาที
• Share อนุญาติแชร์ให้พนักงานเข้าถึงเอกสารได้ อาจในเวลาเดียวกันได้แต่กำหนดสิทธิการแก้ไข
• Version control มีระบบควบคุมเอกสารที่มีการเปลี่ยนแปลงไปเป็นในแต่ละversion รวมไปถึงสามารถย้อนหลังกลับมาดูเอกสารเดิมได้หากมีความจำเป็น เมื่อต้องมีการจัดเก็บเอกสารในแต่ละเวอร์ชั่น (เช่นในกรณีของเอกสารระบุคุณลักษณะผลิตภัณฑ์) เป็นเรื่องสำคัญที่ต้องแสดงให้เห็นชัดเจนว่าเอกสารใดได้รับการปรับปรุงแก้ไขล่าสุด รวมถึงมีบันทึกการปรับปรุงแก้ไขที่เกิดขึ้นในแต่ละครั้งด้วย DMS ที่ดีจะทำให้การระบุเวอร์ชั่นเอกสารไม่เป็นเรื่องยุ่งยากอีกต่อไป
• Centralization ระบบการจัดเก็บมีความเป็นกลาง หรือWorkgroupนั้นต้องอยู่ในระบบส่วนกลางที่สามารถเข้าถึงทีไ่หนก็ได้
• Security ความปลอดภัยของการเข้าถึงเอกสารต่างๆโดยสามารถกำหนดได้ว่าใช้สามารถเข้าถึงหรือแชร์หรืออัพเดทเอกสารได้ ซึ่งเป็นเรื่องจำเป็นอย่างยิ่งต่อมาตรฐานการประกอบการ เอกสารปกติมีทั้งที่เป็นความลับทางธุรกิจและข้อมูลลับเฉพาะอื่น ๆ เช่น สูตรของผลิตภัณฑ์ หรือรายละเอียดส่วนบุคคลของพนักงาน หากผู้ไม่ได้รับอนุญาตสามารถเข้าถึงเอกสารเหล่านี้ ก็อาจสร้างความเสียหายแก่ธุรกิจหรือละเมิดกฎหมายได้ ด้วย DMS คุณจะแน่ใจได้ว่าเฉพาะผู้ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นจึงจะสามารถเข้าถึงเอกสารแต่ละฉบับ

Benefits of DMS

• Centralized source of information
• Easy Retrieval สามารถแก้ไขเอกสารได้ง่ายในทุกเวลาที่ต้องการ
• Flexible search มีความยืดหยุ่นสูงในการค้นหาเอกสาร โดยอาจค้นหาได้ทั้ง หัวข้อ รายละเอียดเนื้อหา ผู้แต่ง ผู้จัดทำ หรือคำศัพท์ ขอวเอกสารนั้นๆ
• Improved Distribution เพิ่มช่องทางการกระจายเอกสารให้ทราบ อาจส่งผ่านทางอีเมล์
• Improved Security
• Administrative control มีระบบการควบคุมโดยผู้ที่มีสิทธิควบคุมการระบบDMS จะเป็นผู้กำหนดสิทธิให้กับผู้ที่เกี่ยวข้อง และยังสามารถทำให้ปฏิบัติตามกฎระเบียบข้อบังคับได้ด้วยเครื่องอำนวยความสะดวกอย่างเช็คลิสต์ แบบฟอร์มมาตรฐาน และการจัดระเบียบอัตโนมัติ
• Disaster recovery มีการป้องกันความเสียหายที่เกิดขึ้นได้ หากกรณีเกิดความเสียหายของตัวเอกสารหรือไฟล์ โดยทำการสำรองข้อมูลไว้ทุกครั้ง และต้องแน่ใจว่าเอกสารจะปลอดภัยจากภัยพิบัติอย่างอัคคีภัยและอุทกภัย DMS ที่มีประสิทธิภาพช่วยคุณกู้คืนเอกสารในกรณีเกิดภัยพิบัติได้อย่างง่ายดายกว่าที่เคย
• Cost effectiveness
• Reduced document storage cost การเก็บเอกสารอยู่ในรู้แบบอิเล็คทรอนิคสามารถช่วยให้ลดค่าใช้จ่าย ลดค่าบำรุงรักษาเอกสารในรูปแบบ Hardfile ได้ และระบบบริหารจัดการเอกสารที่ดีช่วยลดค่าใช้จ่ายเหล่านี้โดยตอบสนองทุกความต้องการด้านเอกสาร ช่วยเสริมสร้างศักยภาพทางธุรกิจของคุณอย่างเต็มกำลัง
• Improved cash flow เพิ่มความสามารถในกระบวนการไหลของระบบการเงินได้
• Improved workflow
• Improved internal commuication อำนวยความสะดวกในการเข้าถึงเอกสารหรือข้อมูลต่างๆ ทำให้การทำงานง่ายยิ่งขึ้นเอกสารต่าง ๆ จะถูกจัดเก็บโดยอำนวยความสะดวกในการเรียกใช้ภายหลังเมื่อต้องการ ไม่ว่าจะเป็นรายงานการประชุม งานวิจัย เอกสารทางกฏหมาย หรือเอกสารอื่นที่คล้ายคลึงกัน การค้นหาเอกสารบางอย่างจากเอกสารธุรกิจจำนวนมากอาจเป็นเรื่องยากหรือแทบเป็นไปไม่ได้เลย เว้นแต่คุณจะมี DMS ที่มีประสิทธิภาพ การเรียกใช้เอกสารได้อย่างสะดวกรวดเร็วจึงเป็นเป้าหมายสำคัญของการติดตั้ง DMS
• Intellectual capital สามารถส่งต่อความรู้ได้อย่างรวดเร็วมากยิ่งขึ้น
• Improved customer satisfaction
• Access to customer related data อนุญาติให้ลูกค้าสามารถเข้าถึงข้อมูลที่จำเป็นได้ เพื่อเพิ่มความผูกพันระหว่างบริษัทกับลูกค้า ซึ่งกระบวนการทางธุรกิจมักเกี่ยวข้องกับการหมุนเวียนเอกสาร จากบริษัทของคุณไปยังบริษัทคู่ค้า จากแผนกหนึ่งไปยังอีกแผนกในบริษัท และจากพนักงานไปยังพนักงานอีกคนในแผนกเดียวกัน ผู้ที่รับผิดชอบเอกสารต่างหน้าที่กัน (เช่น จัดทำ ตรวจทาน อนุมัติ และจัดส่ง) จำเป็นต้องอ้างอิงถึงเอกสารนั้น ๆ จนกว่าการใช้งานจะเสร็จสมบูรณ์ การหมุนเวียนเอกสารที่เป็นระบบและมีประสิทธิภาพจึงเอื้อให้กระบวนการทางธุรกิจดำเนินไปอย่างรวดเร็วและมีคุณภาพสูง
• Effective customer service เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานแกพนักงานเนื่องจากสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ง่ายทำให้ตอบสนองลูกค้าได้อย่างทันท่วงที

สำหรับตัวอย่างการจัดการ DMS ของภายในองค์กร
      ตัวอย่างกรณีศึกษาของ บริษัท ซีพีเอฟ (ประเทศไทย) จำกัด (มหาชน)คือการนำ DMS เข้ามาใช้กับกาเก็บข้อมูลพนักงานซึ่งคือประวัติการทำงาน เพื่อให้หน่วยงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถเข้าถึงข้อมูลสำคัญของพนักงานในเวลาที่จำเป็นได้ รวมถึงการจัดแบ่งข้อมูลที่สำคัญให้แสดงผลที่ต่างกันทำให้ผู้ใช้งานสามารถเรียกข้อมูลต่างๆได้ง่ายขึ้น และยังแบ่งลำดับชั้นการเข้าถึงข้อมูลให้แก่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลเท่านั้น บุคคลภายนอกไม่สามารถเข้าถึงได้

DMS สำหรับ KM process นั้น สามารถระบุว่าอยู่ได้ใน 3 ส่วนหลัก คือ

1. ส่วนของการOrganize และ Store คือขั้นตอนการจัดระเบียบและจัดเก็บความรู้

• การจัดระเบียบ(Organize)DMSเป็นส่วนที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับการจัดระเบียบทางความรู้ ที่สามารถทำให้การจัดการเอกสารหรือไฟล์นั้นมีความเป็นระบบระเบียบ ทำให้การค้นหาหรือการเข้าถึงมีความรวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากกว่าที่ไม่จัดระเบียบ
• การจัดเก็บ(Store) นั้นเมื่อจัดระเบียบความรู้ให้อยู่ในเชิงเอกสารหรือไฟล์แล้ว ก็เป็นการเก็บความรู้นั้นให้คงอยู่เพื่อสามารถนำไปใช้ข้อได้ในลำดับถัดไป

2. ส่วนของการ Share คือขั้นตอนการแชร์ความรู้ หากน้ำความรู้ที่ได้จัดระเบียบและจัดเก็บไว้อย่างเป็นระบบแล้ว DMSก็สามารถนำไปสู่การShare ให้แก่ผู้อื่นได้ทำให้การแชร์ความรู้มีประสิทธิภาพมากกว่าการแชร์ด้วยรูปแบบอื่นๆที่ไม่ใช่เชิง อิเล็คทรอนิค

3. ส่วนของการ Access คือ การเข้าถึง DMS ทำให้สามารถกำหนดการเข้าถึงความรู้ที่จำเป็นได้ในแต่ละระดับที่เกี่ยวข้องของผู้ที่ต้องใช้ความรู้นั้นๆ ทำให้สามารถควบคุมความรู้ที่เกี่ยวข้องได้อย่างง่ายดาย