ส่วน DMS (Document Management System) คือ ระบบคอมพิวเตอร์หรือโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่ใช้สำหรับจัดเก็บ ติดตามเอกสารอีเล็คทรอนิค มีความสามารถในการเก็บพวกเอกสารต่างๆ เช่น สัญญา ข้อมูลลูกค้า เอกสารทางHR รายการทางการเงิน แบบฟอร์ม หรือเอกสารที่ใช้ทุกๆวัน
Information life cycle หรือวงจรการระบบบริหารจัดการเอกสาร ซึ่งมีได้ดังต่อไปนี้
- Create คือการสร้างเอกสารหรือuploadเอกสารเข้าสู่ระบบ
- Store คือการจัดเก็บเอกสารไว้ในระบบDMS
- Use คือการนำเอกสารนั้นมาใช้งานผ่านระบบDMS
- Share คือการแชร์เอกสารให้แก่ผู้อื่น อาจะเป็นในรูปแบบLink หรือการแบ่งปันเนื้อหาเอกสารต่างๆ
- Archive คือขั้นตอนของการBackup เอกสารหรือไฟล์ไว้ เพื่อป้องกันการสูญหายหรือเสียหายของเอกสารหลัก
- Destroy คือการทำลายเอกสารที่ไม่ได้ใช้แล้ว เพื่อไม่ให้เกิดเอกสารขยะในระบบมากจนเกินไป
- File Editing Problem คือปัญหาการแก้ไขเอกสารโดยสร้างความเสียหายของเนื้อหาให้กับเอกสารที่มีอยู่ก่อนแล้ว จึงทำให้ไม่สามารถย้อนกลับมาสู่เวอร์ชั้นของเอกสารที่ได้สร้างไว้ก่อนหน้านี้ได้
- สำหรับการแก้ปัญหา นั้นทำได้โดยสร้างระบบ Version Control คือเมื่อมีการแก้ไขเอกสารก็จะมีการเก็ยเวอร์ชั่นเดิมของเอกสารไว้ และยังสามารถเลือกดูเอกสารในแต่ละเวอร์ชั่นได้ด้วย
- File Sharing Problem คือปัญหาการเข้าถึงเอกสารโดย
- แก้โดย Access Control, Roles Security and Groups, Rendition
- Store จัดเก็บและจัดการเอกสารหรือไฟล์ในที่ปลอดภัยของระบบที่มีความเป็นกลาง
- Find สามารถค้นหาเอกสารและไฟล์ได้ในไม่มีกี่นาที
- Share อนุญาติแชร์ให้พนักงานเข้าถึงเอกสารได้ อาจในเวลาเดียวกันได้แต่กำหนดสิทธิการแก้ไข
- Version control มีระบบควบคุมเอกสารที่มีการเปลี่ยนแปลงไปเป็นในแต่ละversion รวมไปถึงสามารถย้อนหลังกลับมาดูเอกสารเดิมได้หากมีความจำเป็น เมื่อต้องมีการจัดเก็บเอกสารในแต่ละเวอร์ชั่น (เช่นในกรณีของเอกสารระบุคุณลักษณะผลิตภัณฑ์) เป็นเรื่องสำคัญที่ต้องแสดงให้เห็นชัดเจนว่าเอกสารใดได้รับการปรับปรุงแก้ไขล่าสุด รวมถึงมีบันทึกการปรับปรุงแก้ไขที่เกิดขึ้นในแต่ละครั้งด้วย DMS ที่ดีจะทำให้การระบุเวอร์ชั่นเอกสารไม่เป็นเรื่องยุ่งยากอีกต่อไป
- Centralization ระบบการจัดเก็บมีความเป็นกลาง หรือWorkgroupนั้นต้องอยู่ในระบบส่วนกลางที่สามารถเข้าถึงทีไ่หนก็ได้
- Security ความปลอดภัยของการเข้าถึงเอกสารต่างๆโดยสามารถกำหนดได้ว่าใช้สามารถเข้าถึงหรือแชร์หรืออัพเดทเอกสารได้ ซึ่งเป็นเรื่องจำเป็นอย่างยิ่งต่อมาตรฐานการประกอบการ เอกสารปกติมีทั้งที่เป็นความลับทางธุรกิจและข้อมูลลับเฉพาะอื่น ๆ เช่น สูตรของผลิตภัณฑ์ หรือรายละเอียดส่วนบุคคลของพนักงาน หากผู้ไม่ได้รับอนุญาตสามารถเข้าถึงเอกสารเหล่านี้ ก็อาจสร้างความเสียหายแก่ธุรกิจหรือละเมิดกฎหมายได้ ด้วย DMS คุณจะแน่ใจได้ว่าเฉพาะผู้ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นจึงจะสามารถเข้าถึงเอกสารแต่ละฉบับ
- Centralized source of information
- Easy Retrieval สามารถแก้ไขเอกสารได้ง่ายในทุกเวลาที่ต้องการ
- Flexible search มีความยืดหยุ่นสูงในการค้นหาเอกสาร โดยอาจค้นหาได้ทั้ง หัวข้อ รายละเอียดเนื้อหา ผู้แต่ง ผู้จัดทำ หรือคำศัพท์ ขอวเอกสารนั้นๆ
- Improved Distribution เพิ่มช่องทางการกระจายเอกสารให้ทราบ อาจส่งผ่านทางอีเมล์
- Improved Security
- Administrative control มีระบบการควบคุมโดยผู้ที่มีสิทธิควบคุมการระบบDMS จะเป็นผู้กำหนดสิทธิให้กับผู้ที่เกี่ยวข้อง และยังสามารถทำให้ปฏิบัติตามกฎระเบียบข้อบังคับได้ด้วยเครื่องอำนวยความสะดวกอย่างเช็คลิสต์ แบบฟอร์มมาตรฐาน และการจัดระเบียบอัตโนมัติ
- Disaster recovery มีการป้องกันความเสียหายที่เกิดขึ้นได้ หากกรณีเกิดความเสียหายของตัวเอกสารหรือไฟล์ โดยทำการสำรองข้อมูลไว้ทุกครั้ง และต้องแน่ใจว่าเอกสารจะปลอดภัยจากภัยพิบัติอย่างอัคคีภัยและอุทกภัย DMS ที่มีประสิทธิภาพช่วยคุณกู้คืนเอกสารในกรณีเกิดภัยพิบัติได้อย่างง่ายดายกว่าที่เคย
- Cost effectiveness
- Reduced document storage cost การเก็บเอกสารอยู่ในรู้แบบอิเล็คทรอนิคสามารถช่วยให้ลดค่าใช้จ่าย ลดค่าบำรุงรักษาเอกสารในรูปแบบ Hardfile ได้ และระบบบริหารจัดการเอกสารที่ดีช่วยลดค่าใช้จ่ายเหล่านี้โดยตอบสนองทุกความต้องการด้านเอกสาร ช่วยเสริมสร้างศักยภาพทางธุรกิจของคุณอย่างเต็มกำลัง
- Improved cash flow เพิ่มความสามารถในกระบวนการไหลของระบบการเงินได้
- Improved workflow
- Improved internal commuication อำนวยความสะดวกในการเข้าถึงเอกสารหรือข้อมูลต่างๆ ทำให้การทำงานง่ายยิ่งขึ้นเอกสารต่าง ๆ จะถูกจัดเก็บโดยอำนวยความสะดวกในการเรียกใช้ภายหลังเมื่อต้องการ ไม่ว่าจะเป็นรายงานการประชุม งานวิจัย เอกสารทางกฏหมาย หรือเอกสารอื่นที่คล้ายคลึงกัน การค้นหาเอกสารบางอย่างจากเอกสารธุรกิจจำนวนมากอาจเป็นเรื่องยากหรือแทบเป็นไปไม่ได้เลย เว้นแต่คุณจะมี DMS ที่มีประสิทธิภาพ การเรียกใช้เอกสารได้อย่างสะดวกรวดเร็วจึงเป็นเป้าหมายสำคัญของการติดตั้ง DMS
- Intellectual capital สามารถส่งต่อความรู้ได้อย่างรวดเร็วมากยิ่งขึ้น
- Improved customer satisfaction
- Access to customer related data อนุญาติให้ลูกค้าสามารถเข้าถึงข้อมูลที่จำเป็นได้ เพื่อเพิ่มความผูกพันระหว่างบริษัทกับลูกค้า ซึ่งกระบวนการทางธุรกิจมักเกี่ยวข้องกับการหมุนเวียนเอกสาร จากบริษัทของคุณไปยังบริษัทคู่ค้า จากแผนกหนึ่งไปยังอีกแผนกในบริษัท และจากพนักงานไปยังพนักงานอีกคนในแผนกเดียวกัน ผู้ที่รับผิดชอบเอกสารต่างหน้าที่กัน (เช่น จัดทำ ตรวจทาน อนุมัติ และจัดส่ง) จำเป็นต้องอ้างอิงถึงเอกสารนั้น ๆ จนกว่าการใช้งานจะเสร็จสมบูรณ์ การหมุนเวียนเอกสารที่เป็นระบบและมีประสิทธิภาพจึงเอื้อให้กระบวนการทางธุรกิจดำเนินไปอย่างรวดเร็วและมีคุณภาพสูง
- Effective customer service เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานแกพนักงานเนื่องจากสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ง่ายทำให้ตอบสนองลูกค้าได้อย่างทันท่วงที
ตัวอย่างกรณีศึกษาของ บริษัท ซีพีเอฟ (ประเทศไทย) จำกัด (มหาชน)คือการนำ DMS เข้ามาใช้กับกาเก็บข้อมูลพนักงานซึ่งคือประวัติการทำงาน เพื่อให้หน่วยงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถเข้าถึงข้อมูลสำคัญของพนักงานในเวลาที่จำเป็นได้ รวมถึงการจัดแบ่งข้อมูลที่สำคัญให้แสดงผลที่ต่างกันทำให้ผู้ใช้งานสามารถเรียกข้อมูลต่างๆได้ง่ายขึ้น และยังแบ่งลำดับชั้นการเข้าถึงข้อมูลให้แก่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลเท่านั้น บุคคลภายนอกไม่สามารถเข้าถึงได้
1. ส่วนของการOrganize และ Store คือขั้นตอนการจัดระเบียบและจัดเก็บความรู้
- การจัดระเบียบ(Organize)DMSเป็นส่วนที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับการจัดระเบียบทางความรู้ ที่สามารถทำให้การจัดการเอกสารหรือไฟล์นั้นมีความเป็นระบบระเบียบ ทำให้การค้นหาหรือการเข้าถึงมีความรวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากกว่าที่ไม่จัดระเบียบ
- การจัดเก็บ(Store) นั้นเมื่อจัดระเบียบความรู้ให้อยู่ในเชิงเอกสารหรือไฟล์แล้ว ก็เป็นการเก็บความรู้นั้นให้คงอยู่เพื่อสามารถนำไปใช้ข้อได้ในลำดับถัดไป
2. ส่วนของการ Share คือขั้นตอนการแชร์ความรู้ หากน้ำความรู้ที่ได้จัดระเบียบและจัดเก็บไว้อย่างเป็นระบบแล้ว DMSก็สามารถนำไปสู่การShare ให้แก่ผู้อื่นได้ทำให้การแชร์ความรู้มีประสิทธิภาพมากกว่าการแชร์ด้วยรูปแบบอื่นๆที่ไม่ใช่เชิง อิเล็คทรอนิค
3. ส่วนของการ Access คือ การเข้าถึง DMS ทำให้สามารถกำหนดการเข้าถึงความรู้ที่จำเป็นได้ในแต่ละระดับที่เกี่ยวข้องของผู้ที่ต้องใช้ความรู้นั้นๆ ทำให้สามารถควบคุมความรู้ที่เกี่ยวข้องได้อย่างง่ายดาย
3. ส่วนของการ Access คือ การเข้าถึง DMS ทำให้สามารถกำหนดการเข้าถึงความรู้ที่จำเป็นได้ในแต่ละระดับที่เกี่ยวข้องของผู้ที่ต้องใช้ความรู้นั้นๆ ทำให้สามารถควบคุมความรู้ที่เกี่ยวข้องได้อย่างง่ายดาย
ข้อมูลแน่นกว่าพลอยอีกคะ =x=
ตอบลบและเป็นประโยชน์มากๆเลยคะ ><
สรุปประเด็นหลักได้ดีคะ เพิ่มเติมในการขยายความ/อธิบายเพิ่มเติม จะทำให้งานสมบูรณ์ขึ้นคะ
ตอบลบรายละเอียดข้อมูลดีมากค่ะ
ตอบลบNot bad. It looks good to me. One topic that you may add is your experiences in using DMS in your organization or job. Good work krab.
ตอบลบ